Departamento de administración
Administración y finanzas en piloto automático
Facturas, cobros y conciliaciones que se procesan solos, con trazabilidad y sin errores de tecleo.
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¿Te suena?
- Facturas de proveedores tecleadas a mano.
- Cobros pendientes que se reclaman tarde.
- Cierre de mes eterno.
- Informes que se montan copiando de tres sitios.
Procesos que automatizamos en Administración y finanzas
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Lectura de facturas de proveedores
Hoy: Se abren PDFs y se teclean en el ERP.
Automatizado: La IA extrae los datos y los deja listos para validar.
Qué mejora: Tiempo por factura
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Emisión de facturas al cerrar el trabajo
Hoy: Alguien recuerda emitir cuando cierra el pedido.
Automatizado: Al cerrar el trabajo, la factura sale con los datos del ERP.
Qué mejora: Días hasta emisión
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Recordatorios de cobro
Hoy: Se reclama cuando hay un rato, o demasiado tarde.
Automatizado: Cadencia acordada, con copia al comercial si toca.
Qué mejora: Días medios de cobro
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Conciliación asistida
Hoy: Extracto contra facturas, línea a línea.
Automatizado: Propone emparejamientos; la persona confirma las dudas.
Qué mejora: Tiempo de conciliación
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Aprobación de gastos
Hoy: El correo de «¿lo apruebas?» se pierde.
Automatizado: Regla de importe y responsable, con registro de quién firmó.
Qué mejora: Tiempo de aprobación
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Informes financieros periódicos
Hoy: Se copian de tres sitios el último día del mes.
Automatizado: El informe sale con la misma plantilla cada periodo.
Qué mejora: Tiempo de cierre mensual
Un proceso, de punta a punta
De la factura en el correo al archivo
- Llega la factura al correo
- Se extraen los datos
- Se valida contra pedido
- Se registra
- Si supera importe, va a aprobación
- Se archiva
Dónde entra la IA
- Leer facturas, albaranes y pedidos en PDF o foto.
- Detectar duplicados e importes que no cuadran con el pedido.
- Proponer el emparejamiento en la conciliación.
Si te aplica facturación electrónica, lo vemos en el diagnóstico junto con tu asesoría. Aquí no afirmamos plazos legales.
Herramientas habituales
- ERP
- Correo
- Facturación
- Gestor documental
Qué medimos
- Tiempo por factura
- Errores de registro
- Días medios de cobro
- Tiempo de cierre mensual
Preguntas frecuentes
¿Una máquina registra facturas sin que las mire nadie?
No. Extrae y propone. La validación y la aprobación siguen siendo vuestras, con umbrales que decidís.
¿Y si el PDF viene mal escaneado?
Si la confianza es baja, el documento queda en cola para una persona. No se registra a ciegas.
¿Hay que cambiar de ERP o de programa de facturación?
No necesariamente. Trabajamos sobre las herramientas que ya usas.
¿Queda rastro de cada asiento automático?
Sí. Trazabilidad de qué se ha hecho, cuándo y a partir de qué documento. El detalle está en la página de seguridad.
Hablemos de tus procesos, no de tecnología.
En el diagnóstico revisamos contigo 2 o 3 procesos y te decimos, con números, cuál automatizar primero.
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