Per saber quins processos automatitzar en una empresa, i sobretot quin primer, cal avaluar cada candidat segons dos criteris: l'impacte que tindria automatitzar-lo (hores, errors, temps de resposta, cost) i l'esforç que requereix. Amb aquestes dues dades, cada procés cau en un de quatre quadrants, i la primera automatització ha de sortir del d'alt impacte i poc esforç. Si encara no tens clar què implica automatitzar, et recomanem que comencis per la nostra guia d'automatització de processos empresarials.

En aquest article t'expliquem com fer la llista de candidats, com puntuar-los i com fer servir la matriu d'impacte i esforç per decidir amb criteri, no per intuïció.

En 30 segons:

No tot val la pena automatitzar-ho: començar pel procés equivocat desgasta l'equip i endarrereix els resultats.
Un bon candidat és repetitiu, freqüent, té regles clares i avui genera errors o esperes.
La matriu d'impacte i esforç ordena els processos en quatre quadrants: Ràpides i rendibles, Estratègiques, Opcionals i Descartar.
La primera automatització ha de ser ràpida i rendible; les estratègiques vénen després.

Per què és important triar bé el primer procés

La primera automatització marca el to de tot el que ve després. Si dona resultats visibles, l'equip l'adopta, la direcció hi confia i és més fàcil abordar processos més complexos. Si es tria un procés massa ambiciós, poc freqüent o mal definit, el projecte s'allarga, el retorn no arriba i la conclusió acostuma a ser "això d'automatitzar aquí no funciona".

Per això, abans de pensar en eines, convé dedicar temps a decidir què automatitzar.

Pas 1: fes la llista de processos candidats

Reuneix els responsables de cada àrea i pregunta'ls per les tasques que consumeixen més temps o donen més problemes. Algunes preguntes útils:

Quines tasques es repeteixen cada dia o cada setmana, sempre de la mateixa manera?
On es copia informació d'una eina a una altra?
Quins processos depenen que una persona concreta estigui disponible?
On apareixen errors que després s'han de corregir?
Quines esperes o colls d'ampolla noten els clients?

És habitual sortir d'aquesta conversa amb una llista més llarga del que s'esperava. Si et falten idees, al nostre article amb 25 exemples d'automatització de processos a empreses tens candidats per departament.

Pas 2: comprova si cada procés és automatitzable

Per a cada procés de la llista, revisa aquests cinc senyals:

Repetitiu: es fa igual, o gairebé igual, cada vegada.
Freqüent: passa cada dia o diverses vegades per setmana.
Amb regles clares: es pot explicar amb "si passa això, es fa allò".
Basat en dades digitals: la informació és en correus, documents o eines, no només al cap d'algú.
Amb un problema mesurable: genera hores, errors, esperes o cost.

Com més senyals compleixi, millor candidat és. Si un procés depèn molt del criteri personal o canvia cada vegada, potser només se'n pot automatitzar una part (per exemple, la recollida de dades) i deixar la decisió a una persona.

Pas 3: puntua l'impacte i l'esforç

Ara toca posar-hi números aproximats. Per a cada candidat, valora de l'1 al 5:

Impacte, segons:

Hores que es dediquen al procés cada any.
Errors i feina refeta que genera.
Efecte en el client (temps de resposta, queixes).
Risc de dependre d'una sola persona.

Esforç, segons:

Nombre d'eines implicades i si es poden connectar.
Quantitat d'excepcions i casos especials.
Qualitat de les dades de partida.
Canvis que exigeix a l'equip.

Per estimar les hores, fes servir una fórmula senzilla: persones × hores per setmana × 52. Ho pots fer a la calculadora de ROI.

Calcula el retorn d'automatitzar

Pas 4: col·loca cada procés a la matriu d'impacte i esforç

Amb les dues puntuacions, cada procés cau en un d'aquests quatre quadrants:

Ràpides i rendibles (alt impacte, poc esforç). Són les candidates a primera automatització. Donen resultats visibles amb poca complexitat. Exemples típics: entrada de comandes des del correu a l'ERP, registre de leads al CRM, recordatoris de cobrament.
Estratègiques (alt impacte, molt esforç). Tenen molt de valor, però requereixen connectar diversos sistemes, endreçar dades o canviar la manera de treballar. Es planifiquen després de les primeres, aprofitant el que s'ha après. Exemple: integrar CRM, ERP i facturació de punta a punta.
Opcionals (poc impacte, poc esforç). Són millores senzilles que es poden fer quan hi hagi capacitat, però no han de distreure de les prioritàries. Exemple: un avís automàtic intern que estalvia uns minuts.
Descartar (poc impacte, molt esforç). No compensen, almenys de moment. Exemple: automatitzar un procés que passa poques vegades l'any i té moltes excepcions.

La regla és simple: comença per les ràpides i rendibles, planifica les estratègiques, deixa les opcionals per als forats i aparca les de descartar.

Abans i després de prioritzar

Així canvia la manera d'abordar l'automatització quan es prioritza amb mètode:

Abans

S'automatitza el que proposa la persona que més insisteix.
Es tria el projecte més ambiciós "per fer-ho bé d'una vegada".
No es mesura quant costa el procés avui.
Els resultats triguen i l'equip perd l'interès.
Ningú no sap què automatitzar després.

Després

Hi ha una llista de processos amb l'impacte i l'esforç estimats.
La primera automatització surt del quadrant de ràpides i rendibles.
Cada procés té un indicador de partida.
Els resultats es veuen aviat i generen confiança.
Hi ha un full de ruta per a les següents.

Exemple il·lustratiu de priorització

Vegem un exemple il·lustratiu (no és un cas real) amb quatre processos d'una empresa de distribució, amb un cost per hora de 25 €:

Entrada de comandes per correu: 2 persones × 5 hores/setmana × 52 = 520 hores l'any, uns 13.000 € l'any. Impacte alt, esforç baix. Quadrant: Ràpides i rendibles.
Integració completa CRM-ERP-facturació: afecta diversos equips i moltes dades. Impacte alt, esforç alt. Quadrant: Estratègiques.
Avís intern quan arriba una comanda gran: 1 persona × 0,5 hores/setmana × 52 = 26 hores l'any, uns 650 €. Impacte baix, esforç baix. Quadrant: Opcionals.
Informe anual de proveïdors amb formats diferents cada any: poques hores l'any i moltes excepcions. Impacte baix, esforç alt. Quadrant: Descartar.

En aquest exemple, la primera automatització seria l'entrada de comandes. Un cop en funcionament, l'experiència i les dades endreçades faciliten abordar la integració estratègica.

Com encaixa en el mètode de treball

Aquesta priorització és el nucli de les dues primeres fases de la nostra metodologia:

01 Diagnòstic: s'identifiquen els processos i se'n mesura el punt de partida.
02 Proposta prioritzada: es col·loquen a la matriu i s'ordenen per retorn.
03 Primera automatització: s'implanta la més rendible i es valida amb dades reals.
04 Desplegament: s'estén a altres processos i es forma l'equip.
05 Millora contínua: es revisen els indicadors i es proposa el pas següent.

Si vols veure quins processos se solen prioritzar a cada àrea, visita el hub de solucions per departament. I per traduir la prioritat en euros, consulta com calcular el ROI de l'automatització.

Errors freqüents en prioritzar

Triar per entusiasme, no per dades. El procés més vistós no sempre és el que dona més retorn.
Ignorar l'esforç. Un procés d'alt impacte però amb les dades desendreçades pot ser estratègic, no ràpid.
Automatitzar un procés trencat. Si el procés manual no és clar, primer cal simplificar-lo.
No revisar la matriu. El que avui és estratègic pot passar a ser ràpid quan ja hi ha sistemes connectats.

Preguntes freqüents

Quins processos convé automatitzar primer?

Els repetitius, freqüents, amb regles clares i que avui generen errors o esperes, sempre que l'esforç per automatitzar-los sigui baix. Són els que la matriu situa al quadrant de ràpides i rendibles.

Què faig amb els processos estratègics?

Planificar-los per a després de la primera automatització. Requereixen més esforç, però acostumen a ser els de més valor a mitjà termini. Convé abordar-los quan l'equip ja ha vist resultats i les dades estan més endreçades.

Com estimo l'impacte si no tinc dades exactes?

Per començar, n'hi ha prou amb una estimació raonable: quantes persones fan el procés, quantes hores per setmana i quin és el seu cost per hora. L'important és mesurar-ho igual abans i després.

Qui hauria de participar en la priorització?

Els responsables de les àrees implicades, algú de la direcció que pugui decidir i, si n'hi ha, el responsable d'IT o de sistemes. Qui fa el procés cada dia sol ser qui en coneix millor les excepcions.

Es pot automatitzar només una part d'un procés?

Sí, i moltes vegades és el més assenyat. Per exemple, automatitzar la recollida i la validació de dades i deixar l'aprovació final a una persona.

T'ajudem a decidir per on començar

Et sona, aquest procés? T'ajudem a mesurar quant et costa. En el diagnòstic revisem amb tu 2 o 3 processos, els col·loquem a la matriu d'impacte i esforç i et diem, amb números, quin cal automatitzar primer.

Sol·licita el teu diagnòstic de processos

Com identificar quins processos automatitzar a la teva empresa