Departament d’administració
Administració i finances en pilot automàtic
Factures, cobraments i conciliacions que es processen soles, amb traçabilitat i sense errors de picat.
Sol·licita un diagnòstic d’administració
Et sona?
- Factures de proveïdors picades a mà.
- Cobraments pendents que es reclamen tard.
- Tancament de mes etern.
- Informes que es muntan copiant de tres llocs.
Processos que automatitzem a Administració i finances
-
Lectura de factures de proveïdors
Avui: S’obren PDFs i es picen a l’ERP.
Automatitzat: La IA extreu les dades i les deixa llestes per validar.
Què millora: Temps per factura
-
Emissió de factures en tancar el treball
Avui: Algú recorda emitir quan tanca la comanda.
Automatitzat: En tancar el treball, la factura surt amb les dades de l’ERP.
Què millora: Dies fins a l’emissió
-
Recordatoris de cobrament
Avui: Es reclama quan hi ha un moment, o massa tard.
Automatitzat: Cadència acordada, amb còpia al comercial si toca.
Què millora: Dies mitjans de cobrament
-
Conciliació assistida
Avui: Extracte contra factures, línia a línia.
Automatitzat: Proposa aparellaments; la persona confirma els dubtes.
Què millora: Temps de conciliació
-
Aprovació de despeses
Avui: El correu de «l’aproves?» es perd.
Automatitzat: Regla d’import i responsable, amb registre de qui ha signat.
Què millora: Temps d’aprovació
-
Informes financers periòdics
Avui: Es copien de tres llocs l’últim dia del mes.
Automatitzat: L’informe surt amb la mateixa plantilla cada període.
Què millora: Temps de tancament mensual
Un procés, de punta a punta
De la factura al correu a l’arxiu
- Arriba la factura al correu
- S’extreuen les dades
- Es valida contra comanda
- Es registra
- Si supera import, va a aprovació
- S’arxiva
On entra la IA
- Llegir factures, albarans i comandes en PDF o foto.
- Detectar duplicats i imports que no quadren amb la comanda.
- Proposar l’aparellament en la conciliació.
Si t’aplica facturació electrònica, ho veiem en el diagnòstic amb la teva assessoria. Aquí no afirmem terminis legals.
Eines habituals
- ERP
- Correu
- Facturació
- Gestor documental
Què mesurem
- Temps per factura
- Errors de registre
- Dies mitjans de cobrament
- Temps de tancament mensual
Preguntes freqüents
Una màquina registra factures sense que les miri ningú?
No. Extreu i proposa. La validació i l’aprovació segueixen sent vostres, amb llindars que decidiu.
I si el PDF ve mal escanejat?
Si la confiança és baixa, el document queda en cua per una persona. No es registra a cegues.
Cal canviar d’ERP o de programa de facturació?
No necessàriament. Treballem sobre les eines que ja feu servir.
Queda rastre de cada assentament automàtic?
Sí. Traçabilitat del què s’ha fet, quan i a partir de quin document. El detall és a la pàgina de seguretat.
Parlem dels teus processos, no de tecnologia.
Al diagnòstic revisem amb tu 2 o 3 processos i et diem, amb xifres, quin automatitzar primer.
Sol·licita un diagnòstic d’administracióResposta en 24–48 h laborables